Verantwortlicher
Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Bei Fragen zur Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten wende dich jederzeit an die oben genannte Adresse.
Welche Daten wir verarbeiten
Betriebsinhaber (bei Registrierung)
- Mobilfunknummer (WhatsApp-Identität, E.164-Format)
- Betriebsname und Branche
- Zeitpunkt und Nachweis der DSGVO-Einwilligung
Mitarbeiter (nach Einladung durch den Inhaber)
- Name und Mobilfunknummer
- Beschäftigungsart (Vollzeit / Teilzeit / Minijob)
- Stundenlohn / Verdienstgrenze (optional, für Lohnabrechnung)
- Zeitstempel aller Zeitbuchungen (Start, Ende, Pausen)
- Abwesenheiten (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich, Sonderurlaub)
- WhatsApp-Nachrichteninhalte (für die Dauer der Verarbeitung, danach anonymisiert)
- Zeitpunkt und Nachweis der DSGVO-Einwilligung
Technische Daten
- Server-Logs (IP-Adresse, Zeitstempel, HTTP-Statuscodes) – ohne Personenbezug nach 7 Tagen
- Meta-Nachrichten-IDs (zur Deduplizierung, kein Rückschluss auf Inhalt)
Zwecke & Rechtsgrundlagen
Zeiterfassung & Lohnvorbereitung
Wir verarbeiten Zeitbuchungen und Abwesenheiten zur Erfüllung des Dienstleistungsvertrags mit dem Betrieb
sowie zur Einhaltung gesetzlicher Aufzeichnungspflichten nach §§ 16, 17 MiLoG und § 17 ArbZG.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung), lit. c (gesetzliche Pflicht).
WhatsApp-Kommunikation mit Mitarbeitern
Mitarbeiter kommunizieren per WhatsApp mit dem Rapido-Assistenten. Die Verarbeitung ihrer Mobilfunknummer
und Nachrichteninhalte erfolgt auf Grundlage ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die vor der ersten
Nutzung eingeholt wird.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Betriebsinhaber-Registrierung
Die Registrierung eines Betriebs per WhatsApp setzt eine aktive Einwilligung zur Datenverarbeitung voraus,
die als erster Schritt des Onboarding-Dialogs eingeholt und mit Zeitstempel gespeichert wird.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung), anschließend lit. b (Vertragserfüllung).
Aufbewahrung von Lohnunterlagen
Zeiterfassungsdaten und Lohndaten werden nach Beendigung des Beschäftigungsverhältnisses gemäß
§ 147 AO (6 Jahre) und § 257 HGB (6 Jahre) aufbewahrt.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.
Drittanbieter & Empfänger
Wir setzen folgende Auftragsverarbeiter ein, mit denen Auftragsverarbeitungsverträge (AVV) nach Art. 28 DSGVO geschlossen wurden oder werden:
WhatsApp / Meta Platforms Ireland Ltd.
Zustellung und Empfang von WhatsApp-Nachrichten. Sitz: Irland (EU). Nachrichten werden über die
Meta Cloud API übermittelt.
Datenschutz: whatsapp.com/legal/privacy-policy
Anthropic, PBC (Claude AI)
Verarbeitung von Nachrichteninhalten zur KI-gestützten Absichtserkennung (NLP). Sitz: USA.
Datenübermittlung erfolgt auf Basis von Standardvertragsklauseln (SCCs) gem. Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.
Es werden keine personenbezogenen Daten dauerhaft bei Anthropic gespeichert.
Datenschutz: anthropic.com/privacy
Railway Corp. (Serverhosting)
Hosting des Rapido-Backends. Sitz: USA. Datenübermittlung auf Basis von SCCs.
Datenschutz: railway.app/legal/privacy
Neon Inc. (Datenbankhosting)
PostgreSQL-Datenbankhosting (serverless). Sitz: USA. Datenübermittlung auf Basis von SCCs.
Datenspeicherung in der EU-Region (Frankfurt) soweit verfügbar.
Datenschutz: neon.tech/privacy-policy
Eine Weitergabe an sonstige Dritte oder zu Werbezwecken findet nicht statt.
Speicherdauer & Löschung
Aktive Mitarbeiter
Daten werden für die Dauer des aktiven Beschäftigungsverhältnisses gespeichert.
Nach Kündigung / Löschung
Bei Löschung eines Mitarbeiters wird der Datensatz sofort für die weitere Nutzung gesperrt (Soft-Delete). Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren beginnt mit Ende des Geschäftsjahres der letzten Buchung (§ 147 AO). Nach Ablauf dieser Frist erfolgt die vollständige, unwiderrufliche Löschung automatisch durch den GDPR-Cleanup-Job.
WhatsApp-Nachrichteninhalte
Nachrichteninhalte (Freitext) werden nach 90 Tagen automatisch anonymisiert. Der Buchungsdatensatz (Zeitstempel, Intent) bleibt für die Aufbewahrungspflicht erhalten.
Onboarding-Daten ohne Abschluss
Wenn ein Registrierungsvorgang nicht abgeschlossen wird, werden temporäre Sitzungsdaten nach 30 Tagen automatisch gelöscht.
Server-Logs
Technische Zugriffsprotokolle werden nach 7 Tagen gelöscht.
Deine Rechte
Du hast gegenüber Rapido folgende Rechte bezüglich deiner personenbezogenen Daten:
Zur Ausübung deiner Rechte wende dich per WhatsApp-Nachricht an den Rapido-Assistenten oder per E-Mail an [email protected].
Widerruf der Einwilligung
Du kannst deine Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.
So widerrufst du:
- Per WhatsApp: Schreib dem Rapido-Assistenten „Datenschutz löschen"
- Per E-Mail: [email protected]
Nach dem Widerruf kannst du den Dienst nicht mehr nutzen. Deine Daten werden sofort für die weitere Verarbeitung gesperrt und nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungspflichten endgültig gelöscht.
Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde
Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde richtet sich nach deinem Wohnsitz oder dem Sitz des Unternehmens.
Zuständige Behörde für Bayern:
Eine Liste aller deutschen Aufsichtsbehörden findest du unter: bfdi.bund.de
Änderungen dieser Erklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei wesentlichen Änderungen der Datenverarbeitung oder bei Gesetzesänderungen anzupassen. Die jeweils aktuelle Version ist stets unter rapido.app/datenschutz abrufbar.
Bei wesentlichen Änderungen, die deine Rechte betreffen, wirst du aktiv per WhatsApp informiert und gebeten, deine Einwilligung zu erneuern.